10 Tipps, um in Meetings effizient zu kommunizieren

Während des Wochenendes wurde im Radio „Yesterday“ von den Beatles gespielt. Der Moderator erzählte, dass Paul McCartney den Song innerhalb von zehn Minuten geschrieben habe. Auch Queen, Adele und andere Musiker hätten Welthits in diesem kurzen Zeitraum verfasst.

Rund zehn Minuten haben Trainer(-innen) von Mannschaftssportarten in der Halbzeitpause von Spielen Zeit, um die eigene Mannschaft für die zweite Halbzeit taktisch neu einzustellen. In dieser kurzen Coaching-Phase muss die Aufmerksamkeit der Spieler(-innen) sofort sichergestellt und es müssen die relevanten Punkte und notwendigen Maßnahmen mit klaren Botschaften kommuniziert werden.

Auch in Unternehmen nimmt die Notwendigkeit einer Vermittlung zentraler Kernbotschaften innerhalb weniger Minuten zu, insbesondere in Meetings. Diese beginnen oft später, da nicht alle Teilnehmer pünktlich erscheinen. Nach Beginn fressen Problemdiskussionen Zeit und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer schwindet zunehmend, da unter anderem parallel E-Mails bearbeitet werden.

Führungspersönlichkeiten müssen demzufolge ihre Kommunikation für Meetings neu ausrichten. Folgende zehn Tipps helfen, die zeitlich reduzierten Aufmerksamkeitsphasen der Teilnehmer effizient zu nutzen und Botschaften prägnant und verständlich zu vermitteln, beispielsweise in rund zehn Minuten.

1) Setzen Sie sich Ziele

Bereiten Sie sich gut vor. Definieren Sie die Ziele für Ihre Kommunikation. Wollen Sie etwas Neues vermitteln? Soll sich etwas verändern? Möchten Sie loben oder Kritik äußern? Je klarer Sie Ihre Ziele definiert haben, desto zielgerichteter können Sie kommunizieren.

2) Versetzen Sie sich in Ihre Zielgruppe

Beschäftigen Sie sich mit Ihrer Zielgruppe. Wen sprechen Sie an? Betrifft es Einzelne oder das gesamte Team? Wie ist der Informationsstand der Zielgruppe? Je besser Sie Ihre Zielgruppe kennen, desto aufmerksamkeitsstärker können Sie diese ansprechen.

3) Formulieren Sie Kernbotschaften

Um Ihre Ziele zu erreichen, müssen Sie Ihre Kernbotschaften entsprechend formulieren. Was soll die Zielgruppe verstehen und verinnerlichen? Was soll sie ändern? Je eindeutiger und verständlicher Sie die Kernbotschaften formulieren, desto einprägsamer sind diese.

4) Begründen Sie die Kernbotschaften

Stellen Sie dar, warum Ihnen genau diese Kernbotschaften wichtig sind. Welche Grundlage gibt es für diese? Sind Fehler passiert, die korrigiert werden müssen? Je besser Sie Ihre Kernbotschaften begründen können, desto nachvollziehbarer werden diese.

5) Lassen Sie sich nicht unterbrechen

Vermeiden Sie Unterbrechungen im Vortrag, damit Ihre Kernbotschaften nicht aus einem Gesamtkontext gerissen werden. Je besser der Zusammenhang Ihrer Kernbotschaften wahrgenommen wird, desto verständlicher ist die gesamte Thematik.

6) Antworten Sie sicher

Um die Wirksamkeit zu erhöhen, sollten Sie Fragen aussagekräftig beantworten. Antizipieren Sie diese im Zuge Ihrer Vorbereitung und entwickeln Sie Ihre Antworten. Je umfassender Sie Fragen vorwegnehmen, desto sicherer können Sie darauf reagieren.

7) Wiederholen Sie die Kernbotschaften

Gehen Sie davon aus, dass Ihre Kernbotschaften bei einmaliger Erwähnung nicht vollständig von Ihrer Zielgruppe wahrgenommen werden. Wiederholen Sie daher Ihre Kernbotschaften. Je öfter Sie dies tun, desto größer wird deren Bedeutung und Wichtigkeit wahrgenommen.

8) Halten Sie sich kurz

Ihr Thema ist wichtig, daher neigen Sie zu einer Detaillierung. Dennoch gilt: in der Kürze liegt die Würze. Streichen Sie zur Vermittlung Ihrer Kernbotschaften Füllwörter, Floskeln sowie Unwesentliches. Je präziser Ihre Kernbotschaften sind, desto einprägsamer sind diese.

9) Üben Sie

Auch in der Vermittlung wesentlicher Kernbotschaften ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Erstellen Sie sich ein für Sie gut handhabbares Konzept und üben Sie ausreichend. Je sicherer Sie sich fühlen, desto überzeugender kommunizieren Sie.

10) Bleiben Sie am Ball

Beenden Sie Ihre Kommunikation nicht nach einem Termin. Bleiben Sie nah an Ihrer Zielgruppe und hören Sie dieser gut zu. Je besser Sie auf dem Laufenden sind, desto besser können Sie auf die nachhaltige Wirksamkeit Ihrer Kernbotschaften achten.

Fazit

Die Zahl der Meetings in Unternehmen ist hoch. Die Informationsflut steigt, ebenso die Ablenkungs- und Unaufmerksamkeitswahrscheinlichkeit der Teilnehmer. Um in kürzeren Zeiträumen wichtige Kernbotschaften zu vermitteln, müssen Führungspersönlichkeiten effizienter kommunizieren und sich dazu gezielt vorbereiten.

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